Tekst ten najpierw pojawił się w formie podcastu i zachęcam was do wysłuchania go. Poniżej znajdziecie materiał.
Dzisiaj chciałbym poruszyć temat produktywności, a to słowo padnie wiele razy w dzisiejszym wpisie. Na początku chciałbym Wam zadać jedno ważne pytanie: ilu z Was wpadło w pułapkę poszukiwania idealnych aplikacji do robienia notatek i tworzenia list zadań? Jeśli tu trafiliście, to na pewno mieliście z tym problem. Jestem pewien, że wielu z Was spędziło więcej czasu na przygotowanie idealnego systemu produktywności, niż na wykonywaniu realnych zadań. Przyznajcie się, że tak było. Ja sam przyznałem się do tego jakiś czas temu i miałem z tym duży problem. Skakałem z aplikacji na aplikację w poszukiwaniu ideału, którego po prostu nie ma.
Tak naprawdę nie ma idealnej aplikacji do robienia notatek ani do tworzenia listy zadań. Jednak jeśli kiedykolwiek zaczęliście szukać nawet prostej aplikacji, algorytm YouTube, Spotify czy innej platformy zaczął podsuwać Wam różne nowości. Co chwilę pojawia się jakaś aplikacja, co chwilę nowa funkcja. Ktoś co rusz twierdzi, że wszystko możesz zrobić lepiej. Z drugiej strony ktoś krzyczy, że źle robisz notatki, że twój system jest zły i że od zawsze źle tworzyłeś listy zadań. Według nich wszystko jest źle albo wszystko może być jeszcze lepiej.
To trochę przypomina mi distro-hopping w świecie Linuksa, gdzie użytkownicy bezustannie zmieniają dystrybucje, przeskakując z jednej na drugą w poszukiwaniu tej idealnej. Zamiast skupić się na jednej i doprowadzić ją do stanu używalności, który im odpowiada, ciągle pytają, co jest lepsze i co można poprawić, koncentrując się na ciągłych zmianach całego systemu. A przecież wystarczyłoby posłuchać twórcy Linuksa, który stwierdził, że nie ma czasu na coś takiego i zdecydowanie woli poświęcić go rodzinie i bliskim, niż co chwilę zmieniać system i bawić się w nowe instalacje. Ci użytkownicy szukają idealnej dystrybucji i nigdy jej nie znajdują.
Podobnie jest z amatorami fotografii, którzy szukają idealnego sprzętu czy idealnej aplikacji do obróbki zdjęć. To zła droga. Zamiast zadomowić się w jednym sprzęcie i oprogramowaniu, poznać je od podstaw, nauczyć się wszystkich technik i trenować je, skaczemy z jednego dołka do drugiego. Tak samo jest w przypadku produktywności. Wysyp nowych aplikacji zablokował prawdziwy rozwój niektórych użytkowników, przynajmniej w moim przypadku tak było. A wystarczy wziąć do ręki proste narzędzia i zacząć z nich korzystać. Oczywiście, sprawdzenie kilku jest konieczne i podam to na swoim przykładzie. Sam spróbowałem wielu i wiem, co mi pasuje, a co się nie sprawdziło.
Przeszedłem od „rakowego” Notion, aż po zmianę Androida na iOS, a Windowsa i Linuksa na macOS. Wszystko to sprawdziłem. Nie twierdzę, że macOS i iOS, na których teraz pracuję, są idealne. Tak nie jest. Pewne rzeczy w Androidzie bardziej mi odpowiadały, a pewne rzeczy w iOS-ie teraz mi pasują. Ale to temat na inną opowieść. Teraz zajmijmy się typowo aplikacjami do robienia notatek i list zadań.
Moje doświadczenia z popularnymi aplikacjami
Osobiście korzystałem z kilku najpopularniejszych aplikacji, takich jak Obsidian, Evernote, Notion, Todoist, Microsoft To Do, Zadania Google i Zadania Samsunga. Ostatecznie skończyłem na Notatkach i Przypomnieniach od Apple. Czy jest to idealne rozwiązanie? Nie, ale spełnia 90% moich potrzeb.
Z tych wszystkich najbardziej ceniłem Evernote na Androidzie, bo wtedy akurat używałem tej aplikacji. Ceniłem go ze względu na funkcje: rozpoznawanie tekstu (OCR), transkrypcję audio i obrazów. Jednak wszystko to działało bardzo powoli. Były problemy ze skrótami klawiszowymi w przypadku Linuksa, a brakowało tam dedykowanej aplikacji, więc trzeba było korzystać z ubogich zamienników. W Windowsie problemem były skróty klawiszowe, ale ogólnie aplikacja działała dobrze. Wersja na Androida wymagała moim zdaniem wielu poprawek, chociaż ogólnie była dobra. Minusem jest cena – Evernote to droga aplikacja i to trochę mnie hamowało przed pełną przesiadką.
Obsidian do tej pory bardzo szanuję, ale ma bardzo mało funkcji. Wymaga konfiguracji pod użytkownika, a stwierdziłem, że zajmuje mi to zbyt dużo czasu. Wpadłem w pułapkę konfigurowania, zmieniania wyglądu, itd., więc to mi nie podeszło. Brak darmowej synchronizacji między urządzeniami jest minusem, chociaż muszę zaznaczyć, że jest możliwość darmowej synchronizacji za pomocą innych aplikacji. Ja korzystałem z Syncthing i działało to względnie dobrze. Czasami były problemy z wykrywaniem telefonu i połączeniem z komputerem, ale to były sporadyczne przypadki. Ogólnie działało to, powiedziałbym, „zjadliwie”.
Unikajmy przesadnej komplikacji
Nie chcę rozwodzić się nad wszystkimi aplikacjami, które testowałem, ale chciałbym zaznaczyć jedną rzecz: nie idźcie w kierunku Notion. A właściwie, ja bym odradzał. Spróbujcie, zobaczcie, ale jeśli wpadniecie w ten moment, w którym będziecie próbowali tworzyć zaawansowane tabele, dziwne systemy czy „drugi cyfrowy mózg”, to odpuśćcie. Te systemy wyglądają na YouTube bardzo skomplikowanie, ale i ładnie. Zamiast pracować i być produktywnym, będziecie tworzyć dziwne systemy, które w rzeczywistości będą tylko dobrze wyglądać, pokazywać ładne tabelki, ale nie wpłyną realnie na Waszą pracę.
Wydaje mi się, że 95% użytkowników (to zmyślona statystyka, jak zawsze) nie potrzebuje takich wymyślnych i fikuśnych systemów. One bardziej komplikują to, co powinno być proste.
Proste i skuteczne rozwiązania
Kiedyś jeden z użytkowników zapytał mnie o najlepszą aplikację do notatek na różne systemy. Pierwsza myśl to OneNote od Microsoft. Jest darmowa, działa na Windowsie i Macu, a także ma aplikacje na Androida i iOS. Ma dobrą organizację notatek, podobną do klasycznego notatnika. Jednak mi nie podchodzi jedna rzecz – tworzenie notatek odbywa się tam za pomocą dziwnych bloków, a nie jak w tradycyjnych aplikacjach, gdzie tekst jest pisany od linii. Można kliknąć w dowolne miejsce i tam zacząć tworzyć notatkę. Mnie to trochę odrzuca, miałem też problem ze słabszą synchronizacją, choć podobno to poprawili. Mimo wszystko, na początek gorąco polecam tę aplikację, przede wszystkim dlatego, że jest darmowa i szybka. Nie musisz nic wydawać, żeby ją sprawdzić. System tworzenia notatek odręcznych jest tam rewelacyjny i sprawdzi się idealnie na studia, do szkoły, a nawet do pracy. Musicie to jednak przetestować i sprawdzić, czy styl notatek w blokach Wam odpowiada.
Jeśli chodzi o najlepszą aplikację do tworzenia list zadań, moim zdaniem najlepiej wypada Todoist. Oczywiście tylko w wersji płatnej, ponieważ darmowa ma limit do pięciu projektów. Dla mnie to trochę za mało, a ponieważ posiadam iPhone’a, nie chciałem dodatkowo płacić, więc używam Przypomnień Apple. Ale jeśli chcesz sprawdzić pierwszą aplikację do zarządzania zadaniami, to Todoist wypada rewelacyjnie. Działa szybko, jest przejrzysty i ma praktycznie wszystkie funkcje. Chociaż darmowa wersja jest okrojona, warto wykupić okres próbny. To bezsprzeczny lider w tej dziedzinie.
W Przypomnieniach Apple brakuje mi kilku funkcji z Todoist. Warto polecić kanał YouTube Carla Pulleina. Polecam go, ponieważ pokazuje, jak w prosty sposób stworzyć prosty system w aplikacji Todoist. O to właśnie chodzi. Jeśli jesteś zwykłym użytkownikiem, nie próbuj tego komplikować. Nawet pięć projektów w darmowej wersji często wystarcza. Naprawdę, spójrzcie na kanały, które polecają proste systemy. Nie komplikuj życia, bo zamiast wykonywać zadania, pogubisz się w nich. Pullein nie będzie Ci wmawiał, że „sky is the limit”, tylko uprości Twoje życie.
Kolejną aplikacją, którą szczerze polecam, jest Microsoft To Do. Rewelacyjnie wypada tam zakładka „Mój dzień”, która agreguje wszystkie zadania na dany dzień. To bezcenna funkcja, której nie spotkałem w żadnej innej aplikacji. Tam jednak brakuje mi zarządzania zadaniami w połączeniu z kalendarzem, co jest możliwe w premium w Todoist. Dlatego wolę darmowe rozwiązania, takie jak Przypomnienia Apple, gdzie zarządzanie zadaniami z kalendarzem jest rewelacyjne, choć też nie pozbawione wad.
Jeśli szukasz czegoś naprawdę prostego, skutecznego i szybkiego, a korzystasz z Androida, polecam Kalendarz Google i Zadania od Google. Kalendarz Google to jeden z najlepszych na rynku. Niestety, Zadania są bardzo proste, co z jednej strony jest zaletą, bo nie ma nic skomplikowanego, ale są pewne ograniczenia. Na przykład nie można przenieść zadań powtarzających się z jednej listy na drugą, co sprawia, że ta aplikacja jest dla mnie upośledzona. Brakuje mi tam pewnych rzeczy, ale na Androidzie to jedna z lepszych prostych aplikacji. Można też dodawać zadania za pomocą asystenta głosowego, co jest mistrzostwem. Tego brakuje mi w telefonie od Apple, bo Siri nie działa po polsku. Mogę mówić po angielsku, ale zadania będą zapisane w tym języku, a nie o to chodzi. Mam iPhone’a dopiero od paru miesięcy, ale użytkownicy od lat liczą na poprawę tego stanu rzeczy i chyba przestali. Ja się przyzwyczaiłem i nie mam wielkich wymagań, jeśli chodzi o tę funkcję. No cóż, może za 20 lat Apple to zmieni, zobaczymy.
Mój prawie idealny (i darmowy) system
Przejdźmy do tego, czego używam. Jak już wspomniałem, są to Notatki Apple i Przypomnienia Apple. Dlaczego? Ponieważ są darmowe. Oczywiście płacę za abonament w postaci sprzętu, bo muszę mieć komputer i telefon tej firmy, żeby to działało, ale zrobiłem to z premedytacją. Wcześniej testowałem te aplikacje w sklepach, aby upewnić się, że mi podpasują. I tak było. Nie żałuję, bo Notatki są rewelacyjne. Brakuje mi w nich OCR, rozpoznawania tekstu i transkrypcji audio. Oczywiście te funkcje są dostępne w wersji angielskiej za pomocą sztucznej inteligencji, ale mój system jest po polsku, więc ich nie mam. Podobno ma się to zmienić w najnowszej aktualizacji w sierpniu lub we wrześniu, co by mi się przydało, choć nie jest to coś, co muszę mieć.
W Evernote podobała mi się prosta hierarchia notatek: kolekcje, notatniki i notatki. W Notatkach Apple można stworzyć nieskończoną ilość hierarchii, co ma swoje plusy i minusy. Minusem jest ryzyko pogubienia się w nieskończonej liczbie folderów, jeśli nie ma się prostego systemu. U mnie sprawdza się najlepiej prosta zasada: każda notatka, którą tworzę, trafia do katalogu Inbox. Co kilka dni porządkuję ten katalog, segregując notatki w odpowiednie miejsca.
Korzystam tutaj z systemu PARA (Projects, Areas, Resources, Archives), który jest bardzo popularny w internecie. To proste katalogowanie notatek jest, moim zdaniem, najlepsze. Sam twórca siedział nad tym dużo i system przyjął się wśród wielu youtuberów. Sprawdził się też u mnie, chociaż ostatnio czuję, że potrzebuję go trochę rozbudować, ale dodam pewnie tylko dwa katalogi i nic więcej. System pozostaje prosty i minimalistyczny. Dzięki temu, nawet gdy wrzucam do skrzynki odbiorczej pełno notatek w ciągu tygodnia, wiem, gdzie każda z nich powinna wylądować. To mega skuteczne i szybkie.
Proste zasady katalogowania
Stwórzcie taki prosty system. Pamiętajcie o jednej ważnej rzeczy: jeśli macie katalog na przykład z zasobami/źródłami, nie twórzcie w nim pustych podkatalogów, na przykład „Wycieczki”, „Filmy”, czy „Książki”, dopóki nie macie w nich żadnej notatki. Po co tworzyć pusty katalog? Kiedy pojawi się notatka związana z filmem, wtedy tworzycie katalog „Filmy” i ją tam wrzucacie. Unikajcie tworzenia pustych folderów i notatek, które nic nie wnoszą do Waszych zasobów. Zrobi się chaos.
Nie starajcie się kolekcjonować wszystkiego i nie próbujcie tworzyć jakiegoś „cyfrowego mózgu”, „cyfrowego ogrodu” czy „drugiego mózgu”, jak to górnolotnie nazywają w internecie. Nie potrzebujesz zbierać, przechowywać i zapamiętywać wszystkiego. To bez sensu. Jeśli czytasz książkę, zrób notatki. Jeśli wiesz, że ich nie potrzebujesz, wrzuć je do archiwum. W wielu przypadkach notatki hobbystyczne się nie przydają. Mówię tu o amatorskim czytaniu, a nie o osobach piszących prace naukowe.
Nie chcę, żebyście odebrali mnie jako jakiegoś guru od produktywności czy list zadań. Jestem zwykłym amatorem, który sam wpadł w ten „młyn” nowych funkcji i aplikacji. Gdy algorytm podsuwa Ci takie rzeczy, w głowie zapala się lampka, że może faktycznie coś poprawisz, może coś zmienisz. Może do tego trzeba po prostu dorosnąć i sięgnąć tak zwanego „cyfrowego dna”, aby zrozumieć, że to nie ma sensu i przykleić się do jednej aplikacji do notatek i jednej do zadań.
Pamiętajcie, każda aplikacja do zadań i notatek ma jakieś wady. Żadna nie będzie idealna dla każdego. To, co dla mnie jest wadą, dla Ciebie może nie mieć żadnego znaczenia. Tak jak w przypadku OneNote – mi nie odpowiada tworzenie notatek w blokach, ale Tobie może to pasować.
Jeśli chcecie porozmawiać na ten temat, zapraszam na maila maciej@androidowy.pl Mam nadzieję, że ten temat Wam się spodobał. Jeśli chcielibyście poruszyć inne ciekawe kwestie, dajcie mi znać. Do zobaczenia w następnym wpisie.
